home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (4th Edition) / The Business Master - 4th Edition.iso / files / cataging / membersp / member.hlp < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-11-14  |  8.3 KB  |  147 lines
  1.  
  2.   This  program will provide a membership list for the average club.· It  also 
  3.   provides  for  Printing File Cards and Addressing  Envelopes,   Folders  and 
  4.   Labels  at 6 lines per inch on an ASCII Printer.· The program also Prints or 
  5.   Prints  to Disk a Membership List that includes all file  information.·  The 
  6.   program will create files called CLUBNAME.REC and MEMBER.REC when started up 
  7.   the 1st time and read these files each time you start up thereafter.·  After 
  8.   the 1st time,  member records you enter won`t be saved unless you save them, 
  9.   this allows you to make changes for just one printing.· To revise or  delete 
  10.   a  record you must KNOW the RECORD NUMBER.· Records are RENUMBERED EACH TIME 
  11.   you  DELETE  a record or SORT the file.· The record number is shown  on  the 
  12.   display screen.· All fields except "Dues" & "Select" (T or F)  are character 
  13.   fields and any ASCII character may be entered.   Phone numbers allow 13, the 
  14.   normal  form is (xxx)xxx-xxxx.· Zip codes allow 10  in the form  xxxxx-xxxx. 
  15.   Street  Address allows 30.· City allows 20.   State allows 4.   Title allows 
  16.   15.  Each Name field allows 15, but the TOTAL of the 3 MUST NOT EXCEED 30 or 
  17.   labels  won`t print correctly.· Both Dates & Committee allow 8.   ·  Comment 
  18.   allows 40.  Use the ? for a Wild Card when choosing.   The maximum number of 
  19.   records  per file depends upon the free RAM in your computer and is shown on 
  20.   the bottom of the Path Selection screen. 
  21.                                   CLUBNAME.REC
  22.  
  23.   The  information  you  enter  at the initial start-up  goes  into  the  file 
  24.   CLUBNAME.REC and is used each time you start up thereafter.  The information 
  25.   is also used to print return address labels.  To change this data just erase 
  26.   the file and start over.  
  27.  
  28.                                  Files Included 
  29.  
  30.                      Name               Length    Date      
  31.                      =================  ========  ======== 
  32.                      MEMBER.DOC            35122  11-14-91 
  33.                     *MEMBER.EXE            36416  11-14-91 
  34.                     *MEMBER.HLP             8480  11-14-91 
  35.                     *MEMBER.OVR            99283  11-14-91 
  36.                      ROLODEX.FMT           10660  06-14-91 
  37.                                   ====  ======== 
  38.                           Total      5    221251 
  39.  
  40.     *  Include  on same disk and/or in same subdirectory preferably  in  the 
  41.        DOS PATH. 
  42.                                      Sorting
  43.  
  44.   Starting with Version 7.0 a separate Sort procedure is provided which allows 
  45.   you  to sort on any field.   A  separate Save procedure is also provided  so 
  46.   that  you can decide to save your records in whatever order you wish.   This 
  47.   is IMPORTANT be sure to SAVE YOUR RECORDS anytime you ADD MEMBER(S).   There 
  48.   is  no  need to sort when you make changes unless you change the Sort  Field 
  49.   nor is it necessary to sort when you delete a record.  Sorting takes time on 
  50.   big  files!   On my XT compatible which runs Norton's SI at 2.0  it takes  5 
  51.   seconds to sort a "worst case" file of 100 records while to sort 2000 "worst 
  52.   case" records takes 55 minutes.  The "worst case" means exact matches in the 
  53.   file; I took a 70 record file and copied it almost 29 times until I had 2000 
  54.   records,   then  sorted this file on Last Name (Last Name+First  Name+Middle 
  55.   Name)  which means 70 records that matched character for character 29  times 
  56.   each.   Some more XT times on a 2000  record file: LOAD 36  seconds,  SAVE 2 
  57.   minutes  35  seconds,  PRINT TO DISK 2 minutes.   The same tests on my 8 mhz 
  58.   PCAT  which runs Norton's SI at 8.0:  Sort 2000  "worst case"  records,   17 
  59.   minutes 25  seconds. Load 2000 records, 19 seconds. Save 2000 records,  21.3 
  60.   seconds.  My 20 mhz 386 does these much faster.   The save times are greatly 
  61.   affected by the speed of the disk drive.  Floppies are much slower.  
  62.  
  63.                                 Choose Procedure
  64.  
  65.   In  addition  to  sorting  the  records  on any  field  you  are  given  the 
  66.   opportunity  to  choose  to  operate  with  only  records  chosen  for  some 
  67.   particular attribute.   ie city, state, zip code,  etc.   One new feature of 
  68.   the  Choose procedure not noted on the screen is the use of an asterisk  (*) 
  69.   in  choosing names.   If you enter an asterisk when asked for Last Name  you 
  70.   can  sort  for first and middle name only,  further,  if you also  enter  an 
  71.   asterisk  when asked for First Name you can choose only a particular  middle 
  72.   name.    You can also enter just one letter or number to choose all  records 
  73.   who's field starts with that letter or number.   For instance you might have 
  74.   your  records sorted by last name and choose to print all records  with  zip 
  75.   codes  starting  with  0.    This  would  print  east  coast  addresses   in 
  76.   alphabetical  order.   You might want to print address labels for these  and 
  77.   then  repeat  the process and export a mail merge for your  word  processor. 
  78.   This is particularly useful when printing folders for mailing, as you can be 
  79.   sure  of  getting  the letters and their addresses on the back in  the  same 
  80.   order.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.                          Mail Merge and Exporting Files
  85.  
  86.   The  Membership List produces three types of mail merge,  two of which serve 
  87.   as data export files.  The types are; Standard Mail Merge or Comma Delimited 
  88.   (Other  delimiters  may be specified),  System Data Format (SDF)   or  Fixed 
  89.   Length  and Separate Line Format (SLF).   The first two are used  to  export 
  90.   data  to  other programs while the SLF is used exclusively for  Mail  Merge. 
  91.   All three are output in the order shown above from top to bottom.   The  SLF 
  92.   file substitutes "Dues are Paid"  or Dues not Paid" for the Dues Logical and 
  93.   "Selected" or a blank line for the Selected Logical.   The other files use a 
  94.   T or an F for these values as required by most database programs.  
  95.  
  96.                                  Importing Files
  97.  
  98.   The Membership List imports the three formats mentioned above,  and also the 
  99.   MEMBER.REC format used by the program.  All are added to your current record 
  100.   but  do not have to be saved.   This means you can import another list  just 
  101.   for  one  time use,  sort it as you wish,  make output files and  then  exit 
  102.   without saving the records.  Of course you can save them if you wish to.  To 
  103.   Import or Export press I at the main menu.  
  104.  
  105.                                 Formatted Output
  106.  
  107.   The  Membership  List allows,  the creation,  storing,  editing and  use  of 
  108.   formatted (.FMT)  files.  This allows you to develop files to fill in forms, 
  109.   develop your own forms to fill in or even to use a special size of label not 
  110.   directly  supported.    Included  on  the program  disk  is  one  such  file 
  111.   ROLODEX.FMT that I have used.  I also developed one for tow envelopes one to 
  112.   the member from the club and the next one from the member to the club.   The 
  113.   second had a place for the member to sign and as you can guess it was for an 
  114.   election.    Some of these things can also be done with a word processor and 
  115.   mail  merge,  so you should consider both and decide which is best for  your 
  116.   application.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.                                 Shareware Concept
  127.  
  128.   Shareware is Copyrighted Commercial Software!  You are allowed to try before 
  129.   you  buy,   and freely give copies to your friends to try before  they  buy. 
  130.   Only distributors authorized by the author may make any charge for copies of 
  131.   Shareware programs.  Anyone who finds the program useful is required to send 
  132.   payment  for  use  of the program to the author or his listed  agent.    The 
  133.   Membership  List  and Mail Label program is the sole property  of  Lloyd  C. 
  134.   Bowen Jr.  The  registration fee for the use of this program on one computer 
  135.   is $20.00 and should be mailed to: 
  136.  
  137.                                 Lloyd C. Bowen, Jr.
  138.                                 2213 Peach Tree St.
  139.                                 Amarillo, Texas
  140.                                 79109-1922
  141.  
  142.    Please reference "Member Version 7.0" with your registration.
  143.  
  144.               The Records use 230 Bytes each of RAM or Disk Space.
  145.       MAXIMUM of 2000 Records per File!          Lloyd C. Bowen Jr 11/11/91
  146. 
  147.